Gegevens van genodigden vooraf invullen op de Calendly afspraakpagina

Als het gaat om het plannen van afspraken, is Calendly dé favoriete keuze voor veel ondernemers, professionals en teams wereldwijd. Maar wist je dat je informatie over je genodigden vooraf kunt invullen voordat ze een afspraak maken?

In dit artikel leg ik uit hoe het vooraf invullen van informatie werkt en waarom het zo handig is. Als je deze strategie gebruikt, is de kans groot dat je meer afspraken krijgt, je genodigden minder fouten maken en je hen ook tijd bespaart.

Waarom de gegevens van genodigden vooraf invullen?

Stel je voor: je nodigt mensen uit voor een vergadering of webinar. Omdat je al over bepaalde gegevens beschikt, zoals naam en e-mailadres, kun je deze informatie vooraf invullen. Bovendien kunnen gebruikers eenvoudig de ingevulde informatie aanpassen, waarbij alle wijzigingen rechtstreeks met je CRM-systeem worden gesynchroniseerd. Handig toch?

Voordelen van het vooraf invullen van genodigden

1. Verbeterde gebruikerservaring: Je genodigden krijgen een gepersonaliseerde ervaring wanneer ze je planningspagina bezoeken. Hun naam, e-mailadres en andere gegevens zijn al ingevuld, zodat ze gemakkelijk een vergadering of afspraak kunnen boeken.
2. Hogere conversiepercentages: Het stroomlijnen van het planningsproces resulteert vaak in een groter aantal afspraakboekingen. Met minder drempels zijn genodigden eerder geneigd om de resterende velden in te vullen en hun afspraak te boeken.
3. Minder fouten: Het vooraf invullen van informatie verkleint de kans op fouten zoals typefouten in e-mailadressen of telefoonnummers. Dit zorgt ervoor dat je nauwkeurige contactgegevens krijgt, waardoor de kans op gemiste communicatie wordt verkleind.
4. Tijdwinst voor genodigden: Genodigden hoeven geen tijd te verspillen met het handmatig invoeren van hun informatie, wat hen tijd en moeite bespaart, vooral bij terugkerende afspraken.
5. Professionaliteit: Door een vloeiende boekingservaring te bieden, laat je zien dat je de tijd van je genodigden waardeert. Het heeft een positieve invloed op je professionaliteit en aandacht voor detail.

Hoe voeg je gegevens toe aan je Calendly-link?

1. Begin met het vinden van het evenementtype in Calendly dat je wilt gebruiken.
2. Selecteer "Copy link".
3. Open een e-mail- of teksteditor en plak de link die je hebt gekopieerd. Bijvoorbeeld: https://calendly.com/jouwnaam/jouw-event.
4. Als er nog geen variabele aan je link is gekoppeld, voeg dan "?" toe aan het einde van de link. Dit betekent het begin van de parameters.
5. Voeg een variabele naam toe (het type informatie dat je vooraf wilt invullen) gevolgd door de informatie van de gebruiker (de waarde). Om bijvoorbeeld de naam van de genodigde op te nemen, gebruik je: name=Anna%20de%20Jong. Je link ziet er dan zo uit: https://calendly.com/jouwnaam/jouw-event?name=Anna%20de%20Jong.
6. Gebruik "%20" om woorden van elkaar te scheiden met spaties. Gebruik voor de locatie bijvoorbeeld: Location=De%20Vergaderzaal.
7. Om meer variabelen toe te voegen, gebruik je "&" gevolgd door extra variabelen en waarden. Bijvoorbeeld: https://calendly.com/jouwnaam/jouw-event?name=Anna%20de%20Jong&email=annadejong@voorbeeld.nl&guests=pieter@voorbeeld.nl.

Opmerking: Persoonlijke informatie wordt weergegeven in de link. Wees voorzichtig met wie er toegang toe heeft.

Voorbeelden van informatie die je kunt toevoegen aan je Calendly-link

• Naam: Name=Anne%20de%20Jong
• Voornaam: first_name=Anna
• Achternaam: last_name=de Jong
• E-mail: email=annadejong@voorbeeld.nl
• Extra gasten: guests=pieter@voorbeeld.nl,maarten@voorbeeld.nl,...‍
• Locatie: location=De%20Vergaderzaal (fysieke locatie) of location=+31612345678 (telefoonnummer)
• Selectievakjes: a1=2,3 (vink de selectievakjes 2 en 3 aan voor aangepaste vraag 1)
• Radioknoppen: a2=2 (keuzerondje 2 selecteren voor aangepaste vraag 2)
• Aangepaste antwoorden op vragen: a3=Voorbeeld%20tekst (antwoord op aangepaste vraag 3)

Opmerking: Je kunt de optie 'overig', waarbij genodigden hun eigen tekst kunnen invullen, niet vooraf invullen.

Automatiseer vooraf ingevulde informatie met ActiveCampaign

Integratie van tools voor marketingautomatisering, zoals ActiveCampaign, stroomlijnen het vooraf invullen van informatie over genodigden. Het proces lijkt sterk op de eerder besproken handmatige aanpak, met een kleine variatie in de manier waarop de parameters aan de Calendly-link worden toegevoegd.

In plaats van de werkelijke waarden rechtstreeks op te geven (bijvoorbeeld Name=Anne%20de%20Jong of email=annadejong@voorbeeld.nl), gebruik je tijdelijke aanduidingen zoals %FULLNAME% en %EMAIL%.

De door jou gekozen marketingautomatiseringstool zal deze tijdelijke aanduidingen dynamisch vervangen door de bijbehorende contactgegevens wanneer je de Calendly-link genereert. Bijvoorbeeld: https://calendly.com/jouwnaam/jouw-event?name=%FULLNAME%&email=%EMAIL%. Deze dynamische aanpak zorgt voor nauwkeurige vooraf ingevulde gegevens, waardoor de planningservaring voor genodigden wordt verbeterd.

Conclusie

Door vooraf de gegevens van genodigden in te vullen op de afsprakenpagina van Calendly, optimaliseer je de efficiëntie, nauwkeurigheid en professionaliteit van je planning. Deze functie verbetert niet alleen de betrokkenheid van gebruikers, maar verhoogt ook conversies en bespaart waardevolle tijd.

Zet de volgende stap

Gefeliciteerd, je maakt nu slimmer gebruik van Calendly! 🚀

1. Wil je meer handige tips voor Calendly? Bekijk mijn andere gratis video's en artikelen specifiek over Calendly.
2. Op zoek naar nog meer diepgaande kennis en praktische vaardigheden met Calendly? Ontdek mijn uitgebreide cursus over Calendly die je leert hoe je deze krachtige tool optimaal benut voor maximale efficiëntie en tijdsbesparing.
3. Ben je op zoek naar persoonlijke 1-op-1 begeleiding om jouw processen en systemen te stroomlijnen en te automatiseren, zodat je meer vrije tijd krijgt, de klantbeleving verbetert en je omzet stijgt? Laten we kennismaken!